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关于在全县机构改革中加强档案工作的通知

时间:2019-02-18 14:11

信息索引号 A20/2019-01445 生成日期 2019-02-18 公开日期 2019-02-18
文件编号 公开时限 长期公开
发布机构 县档案局 公开形式 网站
公开方式 主动公开 公开范围 面向社会

县委办公室  县政府办公室

关于在全县机构改革中加强档案工作的通知

 

各乡镇党委、人民政府,各管理处(管委会、街道办),县委各部门,县直各单位,各人民团体:

为贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅转发<国家档案局关于在地方机构改革中加强档案工作的意见>的通知》(厅字〔2018〕79号)、《省委办公厅、省政府办公厅关于在全省机构改革中加强档案工作的通知》(赣厅电〔2018〕168号)、《市委办公厅、市政府办公厅关于在全市机构改革中加强档案工作的通知》(洪办发电〔2018〕66号)精神,妥善做好全县机构改革中的档案工作,合理处置机构改革涉及部门和单位(以下简称涉改单位)档案的归属与流向,确保机构改革中档案的完整与安全,现就有关事项通知如下:

一、提高做好机构改革中档案工作的认识

档案是党和国家各项工作和经济社会发展各方面情况的真实记录,是工作查考的真实凭证和历史依据,对促进各项事业科学发展、维护党和国家的真实面貌以及人民群众根本利益有着重要的作用。档案工作是一项重要的基础性、支撑性工作,承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣使命。在机构改革中加强档案工作,依法依规做好涉改单位档案处置工作,确保档案完整安全,是机构改革中的一项重要任务,更是各级党委、政府,各级档案行政管理部门,各级综合档案馆及涉改单位的一项重要职责。各级各单位要站在对历史负责的高度,提高政治站位,高度重视此次机构改革中档案管理和处置工作,纳入机构改革工作的总体部署,切实做好机构改革中的档案工作,确保在机构改革中档案得到妥善处置,档案工作得到进一步加强。

二、明确机构改革中档案工作的权责

(一)建立和完善档案工作体制机制。各级党委、政府要坚持统一领导、分级管理的原则,切实加强对机构改革中档案工作的领导,明确同上级档案行政管理部门对口的组织机构,确保上下贯通、执行有力。要以这次机构改革为契机,认真贯彻落实县委办公室、县政府办公室《关于进一步加强和改进新形势下全县档案工作的实施意见》(南办发〔20161号)精神进一步理顺和完善档案工作体制机制,不断提升档案工作水平。各涉改单位要成立档案处置领导小组,明确分管领导、负责机构和工作人员,妥善管理和处置本单位档案,确保档案齐全完整安全。

(二)明确和把握档案处置时间节点。各涉改单位要按照档案法律法规要求认真制定档案管理与处置工作方案,明确档案收集、整理要求和档案清点、交接程序以及日常保管、借阅利用等工作内容,要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》(国家档案局令第8号)要求,在本部门三定方案确定后3个月内完成文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制或修订工作,报同级档案行政管理部门审查同意后执行(不再保留、纳入重新组建机构、撤销建制的部门和单位除外)。涉改单位档案交接工作在本部门“三定方案”确定后三个月内完成。

(三)安排和落实涉改单位档案工作保障。涉改单位要在人员、经费、场所等方面为档案处置工作提供有效保障,要指定具体工作人员负责档案处置,组织开展档案规范化整理及数字化工作,并按照档案管理相关规定,做好档案移交工作。涉改单位必须严格按照本部门文件材料归档范围,对历年归档文件材料和档案整理情况进行全面清点和检查,尤其要做好留存在各业务部门或个人手中的应归档文件材料(含各种门类、各种载体,下同)的收集、鉴定、整理、归档,确保本部门应归档文件材料齐全完整,已归档文件材料整理规范、目录详实、账实一致。

三、明确涉改单位档案的归属与流向

各涉改单位要认真按照《中华人民共和国档案法》《江西省档案管理条例》《机关档案工作条例》《机关档案管理规定》等要求,严格归属,规范档案流向,确保本地本部门档案管理科学、处置得当。

(一)不再保留、纳入重新组建机构、撤销建制的部门,自变动之日起档案全宗终止,变动之前的档案经规范整理后,整体移交县档案馆。以本部门职责为主体组建新机构的,本部门档案原则上整体移交新组建机构代管,实行封口管理,不得分散,达到规定年限后移交县档案馆。

(二)新组建机构自成立之日起形成的档案,由各部门新设档案全宗进行管理。原部门未办理完毕的文件材料,依新的职责分工移交新组建机构继续处理的,由新组建机构收集归档。

(三)保留机构或部门名称的、优化职责或部分职责发生变化的,沿用原档案全宗。部分职责划入其他机构的,划入前履行该职责形成的档案仍属原档案全宗,不得分散。相关机构需要利用该部分档案的,档案保管部门应按规定提供利用。

(四)更名、调整领导管理体制的部门,继续沿用原档案全宗。

(五)办事机构设在有关部门的议事协调机构以及由部门统一管理、对外保留或加挂牌子的机构,不单独设档案全宗,其档案纳入有关部门档案全宗管理。

(六)存在其他情况的,档案管理与处置按《机关档案工作条例》第二十六条规定执行。

四、规范机构改革中档案的整理和移交

各涉改单位在确定本单位档案归属与流向之后,应按照档案管理有关规定,及时有效做好涉改档案的规范化收集、整理及移交工作。

(一)规范化整理要求。

1、文书档案。2000年(含)以前的档案以卷为单位进行整理,2001年以后的档案按照江西省档案局修订的《归档文件整理规范》(DB36/T 380—2016))以件为单位进行整理。

2、科技档案。科研、基建类科技档案按照国家档案局《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)、《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T 2)、《建设项目档案管理规范》(DA/T 28—2018)进行整理。

3、业务档案。按照国家相关业务档案整理规范的要求进行整理。

4、会计档案。按照《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)和《会计档案案卷格式(DA/T 39—2008)》进行整理。

5、音像档案。按照国家档案局《照片档案管理规范》(GB/T  11821-2002)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50-2014)、《照片类电子档案元数据方案》(DA/T54-2014)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)进行整理。

6、其他门类档案。电子档案按照《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T 46)、《照片类电子档案元数据方案》(DA/T 54)、《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T 63)等进行规范化整理,印章档案按照《印章档案整理规则》(DA/T40-2008)要求进行整理。

7、检索工具的编制要求。各移交单位移交档案时,必须移交相应的纸质目录和电子目录各一式两份。电子目录要按照县档案馆提供的数据库模板生成,且录入项目必须符合各类档案纸质目录格式要求。各移交单位按照《全宗指南编制规范》(DA/T 14-94)编写该单位的全宗介绍。

(二)移交有关要求。

各涉改单位要认真对照档案法律法规及本通知的规定要求,按照本单位档案归属与流向意见,指定专人将已完成规范化整理且检索工具编制完备的全部档案、全文数据、纸质及电子目录、大事记、全宗介绍、机构沿革、各类出版物等办理交接手续,编制好交接文据,经单位主要负责人签字盖章后,于规定期限内向县档案馆或者新组建机构档案室移交,确保档案的完整和安全。

五、严肃查处档案处置违纪违法行为

做好对涉改单位档案工作是此次机构改革中的一项十分重要的任务,各涉改单位要站在对党对国家对人民负责的高度,重视机构改革中的档案工作,积极稳妥地做好涉改单位档案处置工作,在工作推进中严格档案工作纪律和保密工作纪律,严防档案流失和失泄密事件发生。对不按规定管理和移交档案,擅自带走、留存、转移、销毁档案,造成档案流失和失泄密的,将严格按照《中华人民共和国档案法》、《档案违纪违法行为处分规定》、《江西省档案管理条例》等档案法律法规规定追究有关人员责任。未完成档案处置和移交的涉改单位,其档案处置机构工作人员不得调整离开原工作岗位。县委办公室、县政府办公室将对此次机构改革中的档案处置情况进行专项执法检查,确保机构改革中档案处置工作有序推进。

 

 

                        中共南昌县委办公室

                              南昌县人民政府办公室

2019年1月11日